Virtual meetings – Toon je gezicht

Stel je eens voor: je kijkt al lang uit naar een meeting. Na een wekenlange voorbereiding ga je een belangrijke presentatie geven voor een internationaal team.

Virtual meetings - showing your faceEn dan gebeuren er een paar vreemde dingen. Vijf van de twaalf teamleden dragen dezelfde zakken over hun hoofd. Twee teamleden maken zich niet bekend. Eén persoon is in zijn pyjama gekomen en iemand anders is helemaal niet op komen dagen en is onbereikbaar. De meeting gaat gewoon door, maar na afloop blijf je achter met een onaangenaam gevoel.

Lijkt dit scenario je ondenkbaar? Dan heb je het mis! Want wat we hier omschrijven, is een gemiddelde virtuele meeting. Dankzij de technologie kunnen mensen van over de hele wereld en met vaak diverse culturele achtergronden samenkomen. En hoewel dit scenario vrij bizar zou zijn tijdens een fysieke meeting, worden ze in de wereld van online communicatie alom aanvaard.

Hoe ontstond deze dubbele standaard? Dat komt doordat de technische mogelijkheden voor virtueel zakendoen veel sneller geëvolueerd zijn dan de afspraken over hoe ze gebruikt moeten worden. Wat veel mensen niet beseffen is dat communiceren via online kanalen juist een veel doordachtere aanpak vergt dan fysieke meetings, vooral wanneer er culturele verschillen aan te pas komen.

Maak regels voor het profiel van deelnemers

Een van de meest fundamentele manieren om de efficiëntie van virtuele communicatie te optimaliseren is het opstellen van regels over hoe een profiel van deelnemers eruit moet zien. Wanneer je een conferentieplatform zoals Skype of Webex gebruikt, mag je nu zelf beslissen of je je naam aangeeft, je een foto van jezelf toont of je een webcam wilt gebruiken. Het resultaat is echter een onevenwichtige conversatie waarin sommige stemmen abstract en onbekend blijven.

Ook bij deelname aan een virtual meeting waarbij je alleen moet luisteren, is jezelf bekendmaken een teken van beleefdheid. Misschien wil de presentator nadien nog vragen stellen of je een voorstel doen.

Ook op neurologisch niveau is het belangrijk. Wanneer je alleen op het stemgeluid moet afgaan, gaan andere signalen die ons helpen om de ander te begrijpen, zoals uiterlijk, lichaamstaal, humeur en context, verloren.

Vooral wanneer je samenwerkt met collega’s uit andere werelddelen is een visuele indruk van jezelf de eerste stap om de culturele kloof te overbruggen. Je krijgt misschien nooit de kans om de ander in levenden lijve te ontmoeten.

Hoe kun je je profiel op virtuele kanalen optimaliseren?

1. Investeer in een professioneel portret. Ben je verlegen of vaak niet tevreden over hoe je eruitziet op foto’s? Spreek met een paar fotografen af om te zien met wie je een klik hebt. Een professionele fotograaf bij wie je je goed voelt, maakt een portret dat het beste uit jezelf naar boven brengt.

2. Moedig je organisatie aan om een professionele fotograaf in te huren en portretten van alle medewerkers te maken. Dat je hiervoor de tijd neemt, laat niet alleen een positieve indruk achter bij het personeel, maar zorgt er ook voor dat iedereen eenzelfde soort portret heeft. Dit verduidelijkt meteen ook de identiteit van de organisatie.

3. Kies altijd voor videoconferenties. Om technische redenen kan soms niet iedereen tegelijk op beeld verschijnen. In dat geval kan iedereen zijn camera aan het begin van de meeting aanzetten om zich voor te stellen of even gedag te zeggen, en kun je nadien overschakelen op communicatie zonder beeld. Ook op die manier creëer je meer engagement binnen de conversatie.

4. Neem een foto in je handtekening op. Bij telefoongesprekken, conference calls en e-mails verschijnen de foto’s van de betrokken partijen niet altijd automatisch. Er bestaan echter genoeg middelen om je contactgegevens en een foto te delen, dus gebruik ze dan ook!

5. Smoelenboek. Indien dat nog niet het geval is, kun je voorstellen dat je organisatie de foto’s en functies van alle medewerkers op haar website zet en ervoor zorgen dat die pagina steeds up-to-date blijft.

Wanneer ik dit thema tijdens trainingen aansnijd, ontstaan er onvermijdelijk een paar ‘aha’-momenten, gevolgd door het engagement om voortaan zoveel mogelijk een foto te tonen en webcams te gebruiken. Sommigen reageren natuurlijk ook wat terughoudender: “Ik zie er verschrikkelijk uit op foto’s”, “Ik zie mezelf niet graag op beeld”, “We kunnen ons niet casual kleden als de klanten ons kunnen zien”, of “Niemand weet hoe de webcam van de conferentiesoftware werkt”.

Denk eraan: wat je vindt en wat je te zeggen hebt is belangrijk. Zorg er dus voor dat anderen weten dat jij het zegt. Neem geen genoegen met een wit silhouet tegen een grijze achtergrond. Je bent veel meer dan dat! Neem je virtuele aanwezigheid in eigen handen en toon je gezicht vandaag nog.

Lees meer over de Akteos training Communication skills in virtual teams >>

Lisa

Lisa RossLisa is executive coach en crosscultureel consultant. Ze verzorgt Akteos trainingen over virtuele communicatie, wereldwijde teams en de Amerikaanse bedrijfscultuur.

Lees meer van Lisa:

Laat wat van je horen

*