Virtual meetings – Toon je gezicht

Stel je eens voor dat je al lang uitkijkt naar een zakelijke meeting. Na een wekenlange voorbereiding ga je een belangrijke presentatie geven voor een internationaal team van collega’s.

Virtual meetings - showing your faceHoewel iedereen weet dat deelname aan deze meeting belangrijk is, gebeuren er toch een paar vreemde dingen. Vijf van de twaalf teamleden dragen dezelfde zakken over hun hoofden. Twee teamleden willen zich niet bekendmaken en gaan met hun rug naar de groep zitten. Eén persoon is in zijn pyjama naar de meeting gekomen, terwijl iemand anders helemaal niet is komen opdagen. Bovendien kan niemand haar bereiken. De meeting gaat gewoon verder zoals gepland, maar na afloop blijf je achter met een onaangenaam gevoel. Luisterden ze wel naar mijn verslag? Waren we het allemaal eens over de volgende stappen? Weet ik wel wie er was?

Lijkt dit scenario je ondenkbaar? Dan heb je het mis, want wat we hier omschrijven, is een virtual meeting. Dankzij deze technologie kunnen mensen van over de hele wereld en met vaak diverse culturele achtergronden samenkomen. En hoewel deze symbolische houdingen vrij bizar en bijzonder contraproductief zouden zijn tijdens fysieke meetings, worden ze in de wereld van virtuele communicatie alom aanvaard.

Maar hoe ontstond deze dubbele standaard? Volgens mij komt het doordat de technische mogelijkheden voor virtueel zakendoen veel sneller geëvolueerd zijn dan de afspraken over hoe ze gebruikt moeten worden. Wat veel mensen niet beseffen is dat communiceren via virtuele kanalen een veel doordachtere en doelbewustere aanpak vergt dan fysieke meetings, vooral wanneer er culturele verschillen aan te pas komen. Je moet niet alleen je communicatiestijl kunnen aanpassen aan deze culturele verschillen, maar ook rekening houden met technische en procedurefactoren voor optimale virtuele conversaties.

Visuele informatie

Een van de meest fundamentele, maar vergeten manieren om de efficiëntie van virtuele communicatie te optimaliseren is het opstellen van consistente normen over hoe de deelnemers zich moeten identificeren. Wanneer je een conferentieplatform zoals Skype of Webex gebruikt, mag je gewoon zelf beslissen of je je naam duidelijk aangeeft, of je een foto van jezelf toont en/of een webcam wilt gebruiken. Het resultaat is echter een onevenwichtige conversatie waarin enkele stemmen verbonden kunnen worden aan een duidelijke naam en foto, terwijl sommige stemmen abstract en onbekend blijven. Je kunt wel aannemen dat iedereen je stem kent en dus weet wie je bent, maar virtuele communicatie vraagt vaak extra concentratie. De deelnemers worden zo opgeslokt door wat er gezegd wordt, dat ze niet kunnen ontcijferen wie het zegt. Maar ook het tegengestelde kan gebeuren. De deelnemers willen dan zo graag ontdekken wie er iets zegt, dat de eigenlijke boodschap helemaal verloren gaat.

Moet je deelnemen aan een virtual meeting waarbij je vooral moet luisteren, zoals een presentatie of webinar? Dan is jezelf bekendmaken tegenover diegene die de meeting leidt niet alleen een teken van beleefdheid. Vergeet immers niet dat je die persoon nadien misschien nog vragen wilt stellen of een voorstel wilt doen, of dat je in de toekomst eventueel nog zaken moet doen met die persoon. Het feit dat jij wel weet wie hij/zij is, maar dat hij/zij geen idee heeft wie jij bent, kan op zijn zachtst gezegd gênant zijn, of nog veel erger.

Visuele informatie over jezelf geven tijdens een gesprek blijft ook op neurologisch niveau langer hangen. Wanneer je alleen op het stemgeluid kunt afgaan, gaan veel andere signalen die ons helpen om de ander te begrijpen, zoals uiterlijk, lichaamstaal, humeur en context, verloren. Of je nu communiceert via telefoon, een conference call of een computer, een visuele referentie (video of foto) kan de kloof dichten die door de fysieke afstand en het gebrek aan zintuiglijke input ontstaat.

Vooral wanneer je samenwerkt met collega’s uit andere werelddelen is een visuele indruk van jezelf de eerste stap om de culturele kloof te overbruggen. Je krijgt misschien nooit de kans om de ander in levenden lijve te ontmoeten, dus een foto of webcam vervult je menselijke behoefte om een stem aan een gezicht te kunnen linken.

Wanneer ik dit thema tijdens trainingen aansnijd, ontstaan er onvermijdelijk een paar ‘aha’-momenten, gevolgd door het engagement om voortaan zoveel mogelijk een foto te tonen en webcams te gebruiken. Sommigen reageren natuurlijk ook wat terughoudender: “Ik zie er verschrikkelijk uit op foto’s”, “Ik zie mezelf niet graag op beeld”, “We kunnen ons niet casual kleden als de klanten ons kunnen zien”, of “Niemand weet hoe de webcam van de conferentiesoftware werkt”, om er maar een paar te noemen.

Hoe kun je je persoonlijke identificatie op virtuele kanalen optimaliseren?

Weet je nog niet of je jezelf ‘zichtbaarder’ wilt maken tijdens virtuele gesprekken? Dan kan het handig zijn om na te denken over je rol en doel tijdens het gesprek of de presentatie. Wat is het voordeel van een visuele referentie voor jezelf om je boodschap over te brengen of om anderen te overtuigen van je standpunt? En wat is de kostprijs (op korte en lange termijn) van je visueel onopvallend te houden, als dat ervoor zorgt dat je stem minder herkenbaar wordt tijdens besprekingen? In welke mate kan dit je ondermijnen? Helpt dit je op wat voor manier dan ook?

Hieronder som ik een aantal ideeën op over hoe je je persoonlijke identificatie op virtuele kanalen kunt optimaliseren.

1. Ben je verlegen of vaak niet tevreden over hoe je eruitziet op foto’s? Investeer dan in een professioneel portret. Spreek met een paar fotografen af om te zien met wie je een klik hebt. Een professionele fotograaf bij wie je je goed voelt, maakt een portret dat het beste uit jezelf naar boven brengt.

2. Wanneer we op vakantie zijn of door onze geliefden omringd zijn, zien we er ontspannen en gelukkig uit. Een andere optie is jezelf uit een groepsfoto snijden of een leuke uitdrukking vastleggen. Maar niet elke foto is hiervoor geschikt: foto’s waarop je badkleding draagt, alcohol drinkt, onverzorgd haar/kleding draagt of foto’s die te veel of te weinig laten zien, zijn uiteraard niet geschikt.

3. Moedig je organisatie aan om een professionele fotograaf in te huren en portretten van alle medewerkers te maken. Dat je hiervoor de tijd neemt, laat niet alleen een positieve indruk achter bij het personeel, maar zorgt er ook voor dat iedereen eenzelfde soort portret heeft. Dit verduidelijkt meteen ook de identiteit van de organisatie.

4. Kies indien mogelijk altijd voor videoconferenties. Om technische redenen kan soms niet iedereen tegelijk op beeld verschijnen. In dat geval kan iedereen zijn camera aan het begin van de meeting aanzetten om zich voor te stellen of even gedag te zeggen, en kun je nadien overschakelen op communicatie zonder beeld. Ook op die manier creëer je meer engagement binnen de conversatie.

5. Bij telefoongesprekken, conference calls en e-mails verschijnen de foto’s van de betrokken partijen niet altijd automatisch. Er bestaan echter genoeg middelen om je contactgegevens en een foto te delen, dus gebruik ze dan ook! Daarnaast kun je in de handtekening van je e-mail een foto opnemen.

6. Indien dat nog niet het geval is, kun je voorstellen dat je organisatie de foto’s en functies van alle medewerkers op haar website zet en ervoor zorgen dat die pagina steeds up-to-date blijft.

Denk eraan: wat je vindt en wat je te zeggen hebt is belangrijk. Zorg er dus voor dat anderen weten dat jij het zegt. Neem geen genoegen met een wit silhouet tegen een grijze achtergrond. Je bent veel meer dan dat! Neem je virtuele aanwezigheid in eigen handen en toon je gezicht vandaag nog.

Lees meer over de Akteos training Communication skills in virtual teams >>

Lisa

Lisa RossLisa is executive coach en crosscultureel consultant. Ze verzorgt Akteos trainingen over virtuele communicatie, wereldwijde teams en de Amerikaanse bedrijfscultuur.

Lees meer van Lisa:

Laat wat van je horen

*