How to: Leidinggeven op afstand: virtual teams

Het laten functioneren van een team dat over verschillende landen, tijdzones en culturen heen werkt, vereist een directe managementstijl, expliciete communicatie, inzicht in culturele verschillen en het vermogen om mensen te inspireren zodat ze zich aan een gemeenschappelijk doel committeren en samen willen bouwen aan onderling vertrouwen en succes.

De manager zit in Nederland, de technische medewerker in India en de projectleiders hebben hun kantoren in Duitsland en de VS. Tegenwoordig is dat bij veel bedrijven een heel gewone gang van zaken. Men werkt, belt en mailt met collega’s over de hele wereld, vaak zonder elkaar ooit persoonlijk te ontmoeten.

Voordelen van werken in virtual teams

Steeds meer mensen werken samen in internationale virtuele teams. Dat brengt een aantal voordelen met zich mee: virtuele teams zijn erg flexibel. Je kunt in principe op elk gewenst tijdstip en elke plek met elkaar contact hebben. En als de taken aan teamleden in verschillende tijdzones worden verdeeld, kan er 24 uur aan een project worden gewerkt. Vaak worden reis- en kantoorkosten bespaard, zeker als er vanuit huis wordt gewerkt. Daarnaast is een samenwerking met businessprofessionals uit andere culturen in spannende projecten vaak motiverend voor medewerkers.

Uitdagingen voor leidinggevende virtual team

Tegelijkertijd is het leidinggeven aan virtuele teams een uitdaging want vaak loopt de communicatie minder soepel door taalproblemen, cultuurverschillen en het ontbreken van persoonlijk contact en non-verbale signalen. Hierdoor liggen misverstanden op de loer die echter vaak minder snel zichtbaar zijn dan in stationaire teams en kunnen leiden tot conflicten. Er is minder teamspirit en daardoor ontbreekt het vaak aan collegialiteit. Mensen raken sneller gefrustreerd en voelen zich vaker geïsoleerd. Zelfsturing en zelfmotivatie van teamleden zijn cruciaal voor het succes van virtuele teams.

Mensen die in virtuele teams werken, geven vaak aan dat ze de moeite hebben met:

  1. het ontbreken aan non-verbale communicatie;
  2. de sterk beperkte collegialiteit;
  3. het feit dat ze minder intensief sociale contacten kunnen leggen wat het bouwen van vertrouwen bemoeilijkt.

Expliciete communicatie is noodzakelijk voor succesvol leidinggeven

Het is dus een hele uitdaging om van een internationaal virtueel team een succes te maken. Om de mensen binnen een dergelijk team effectief en prettig samen te laten werken, moet een manager een veel directere manier van leidinggeven toepassen dan in een stationair team. Dat vindt niet iedereen even makkelijk, want in Nederland fungeren veel managers als facilitator – een aanpak die in virtuele teams minder succesvol is omdat er een groter risico is op onduidelijkheid en verkeerd interpreteren van wat er gezegd wordt.

Daarom is een directe manier van communiceren in virtuele teams van groot belang. De leidinggevende moet dingen helder, duidelijk en gedetailleerd uiteen kunnen zetten. Er moet duidelijk zijn wat het gemeenschappelijke doel is, welke taken er zijn, wie precies wat doet, wie wanneer en met welke frequentie door wie geïnformeerd moet worden en op welke manier.

Omgaan met cultuurverschillen: creëer een teamcultuur

In interculturele virtuele teams is daarnaast de individuele interpretatie van culturele dimensies zoals time management, machtsafstand, conflict management en communicatie vaak sterk uiteenlopend. Wat prima werkt in de ene cultuur, is ‘not done’ in de andere – ook hier zijn misverstanden en irritaties voorgeprogrammeerd. Daarom is het handig om samen met het team richtlijnen voor de samenwerking te bepalen en daarmee als het ware een gemeenschappelijke teamcultuur te scheppen:

Welke regels gelden voor de samenwerking, en welke consequenties heeft het niet naleven van deze regels?

  1. Hoe worden besluiten genomen?
  2. Hoe moet er worden gecommuniceerd? Met wie?
  3. Hoe wordt er omgegaan met afspraken en deadlines?
  4. Hoe wordt feedback gegeven?

Wanneer iedereen de richtlijnen kent en zich eraan heeft geconformeerd, is het de taak van de leidinggevende om erop te letten dat deze strikt worden nageleefd.

Een virtueel feestje bij succes!

Daarnaast zijn regelmatige telefoon- of videoconferenties over de stand van zaken essentieel voor het succes van het team, ook als de samenwerking soepel lijkt te lopen. Leg als teamleider daarbij de nadruk op de dingen die heel goed gaan en toon waardering ervoor om een positief groepsgevoel op te wekken. Successen kun je best samen virtueel vieren.

Bovendien kunnen deze bijeenkomsten dienen om ervaringen uit te wisselen, problemen aan te kaarten of gewoon met elkaar te praten – tenslotte kun je niet zomaar een praatje maken met je collega’s bij de koffieautomaat, terwijl juist op die manier vaak een gevoel van saamhorigheid wordt gecreëerd en een hechte samenwerking wordt gestimuleerd. Geef het team de gelegenheid om elkaar beter te leren kennen, ook al kunnen ze elkaar niet persoonlijk ontmoeten. Dat zal helpen om vertrouwen op te bouwen en teamspirit te kweken.

Wilt u ook succesvol leidinggeven aan een virtual team? Bekijk onze trainingen:

  1. Leadership in virtual teams
  2. Communication skills in vitual teams

Marietta

Marietta LenzDeze Duitse consultant woont en werkt als sinds de jaren 1990 in verschillende landen. Haar thuisbasis ligt nu in Nederland, maar ze werkt ook regelmatig in Duitsland, België en andere Europese landen. Nadat ze haar universiteit afgerond had, begon ze haar carrière als trainer Russisch, zakelijk Duits en culturele bewustwording. Inmiddels is ze een alom gerespecteerd en zeer ervaren consultant, die gespecialiseerd is in intercultureel management, leiderschap en persoonlijke ontwikkeling.

Lees meer:

  1. Was gibt’s denn heute?
  2. De invloed van hiërarchie op de samenwerking tussen Nederlanders en Duitsers – Tips!

Laat wat van je horen

*