De uitdagingen van internationaal management

Een team leiden op afstand waarvan de leden verspreid over de wereld werken, met verschillende tijdszones en verschillende culturen, is steeds gebruikelijker binnen bedrijven. Dit vraagt om een specifieke leiderschapsstijl en manier van communiceren, met bewustzijn van de cultuurverschillen.

Werknemers werken steeds vaker samen in virtuele, internationale teams. Hierbij zit de manager bijvoorbeeld in Frankrijk, de technici in India en de projectleiders in Duitsland en de Verenigde Staten. Managers en teamleden werken dagelijks samen, ondanks dat ze elkaar soms nog nooit hebben ontmoet. Hierbij lopen managers tegen moeilijkheden aan die voorkomen kunnen worden met de juiste aanpassingen in leiderschap en communicatie.

De voordelen van internationaal management

Men heeft het vaak alleen over de nadelen van management op afstand, maar als men bereid is om de manier van aansturen te veranderen, zijn er onbetwistbare voordelen:
– Internationaal werken stimuleert flexibiliteit en verhoogt de beschikbaarheid. Als het werk wordt verdeeld onder mensen in verschillende tijdzones, kan er 24 uur per dag aan een project worden gewerkt.
– Virtueel werken is een goede manier om kosten te besparen, voornamelijk reiskosten.
– Wanneer het lukt om cultuurverschillen te overbruggen, is werken met verschillende culturen motiverend en verrijkend. Dit biedt gelegenheid om best practices met elkaar te delen, om nieuwe werkmethodes te ontdekken en om eigen inzichten te verbreden.

De uitdagingen van internationaal management

Het leiden van een virtueel team is een uitdaging. Communicatie is lastiger vanwege taalverschillen en het gebrek aan persoonlijk contact en non-verbale communicatie. Hierdoor is het risico op misverstanden groter en minder merkbaar dan in traditionele teams. Dat kan leiden tot conflicten.

Door de afstand kan het lastig zijn om een oprechte teamspirit te creëren, met wederzijdse hulp, vriendschappen en verbinding. Men kan zich afgesloten voelen of gefrustreerd. Het is daarom van groot belang dat teamleden onafhankelijk zijn en zichzelf kunnen motiveren.

De sleutels tot succes van internationaal management

Men moet altijd in het achterhoofd houden dat een team op afstand lastiger is om te managen dan een traditioneel team en er bewust van zijn dat wanneer nieuwe principes worden gevestigd, oude gewoontes altijd de neiging hebben om terug te komen. Het motiveren van mensen voor een gemeenschappelijk doel en het bouwen van vertrouwen is daarom cruciaal. Maar hoe moet dat?

1. Aanpassen van de managementstijl
In sommige culturen verwachten mensen van hun manager dat ze directe controle over hun team hebben. Dit is bij internationaal management niet mogelijk. In Nederland en Scandinavië bijvoorbeeld, fungeren managers juist als facilitator. Deze manier van werken is ook niet geschikt bij virtuele teams en kan leiden tot misverstanden en interpretatiefouten.

In een ideale situatie zoekt men de juiste balans tussen deze twee leiderschapsstijlen, waarbij een manager de leiding neemt en vertrouwen wekt, maar ook anderen vertrouwt in het delegeren naar collega’s.

2. Aandacht voor de communicatiestijl
Een expliciete communicatiestijl is nodig om internationale teams effectief te leiden. De manager dient alles duidelijk en gedetailleerd uit te leggen. Het is van belang dat iedereen begrijpt wat de gemeenschappelijke doelen zijn, welke taken er uitgevoerd moeten worden, wie wat doet, wie er geïnformeerd moet worden, door wie, hoe vaak en hoe. Om verwarring te voorkomen, moet de manager daarom buitengewoon duidelijke instructies geven.

3. Het sturen van cultuurverschillen
Als het om een multicultureel virtueel team gaat, komt er nog een probleem om de hoek kijken: opvattingen over tijd, hiërarchie, conflicthantering, communicatie etc. kunnen per cultuur anders zijn. Wanneer een Duitse projectleider een deadline stelt voor zijn of haar Indiase teamleden over de levering van software, dient deze leider zich bewust te zijn van alle culturele factoren die het behalen van deze deadline in gevaar kunnen brengen.

Iets wat goed werkt in de ene cultuur, kan in een andere cultuur bijvoorbeeld als ongepast worden beschouwd. Deze verschillen kunnen leiden tot misverstanden en irritaties. Daarom is het belangrijk om kennis op te doen van de cultuur van de teamleden en afspraken te maken met hun toestemming. Het doel is namelijk om het werk samen uit te voeren en een soort gemeenschappelijke cultuur, dat gebaseerd is op synergie en aanvulling, onder de teamleden te creëren.

Rekening houdend met culturele verschillen, moeten er nieuwe regels worden gesteld aangaande:
– Besluitvorming
– Communicatiestijl- en methode
– Deadline management
– Feedback

De mogelijke gevolgen van het niet-toepassen van deze regels moeten ook duidelijk uiteen worden gezet. Het moet duidelijk zijn welke rol iemand heeft, want met intercultureel werken is er geen ruimte voor onzekerheid. Wanneer iedereen de regels kent, is het de taak van de manager om te controleren of deze ook goed worden uitgevoerd.

4. Het organiseren van virtuele meetings
Regelmatige videoconferenties zijn essentieel voor teambuilding, zelfs als alles op rolletjes lijkt te lopen. De manager moet zich richten op dingen die goed gaan en streven naar een positieve teamspirit. Successen van de groep kunnen gevierd worden. Deze meetings moeten kansen bieden om ervaringen met elkaar te delen en problemen te bespreken. Ook kunnen ze simpelweg dienen om met elkaar te kletsen, net zoals traditionele teamleden ook hun “koffie-automaatpraatje” hebben. Dit creëert een groepsgevoel en zorgt voor een stabiele werkrelatie. Als teamleden elkaar beter kennen, ondanks dat ze elkaar niet persoonlijk kunnen ontmoeten, zal dat resulteren in meer vertrouwen, een echte teamspirit en meer succes.

Laat wat van je horen

*